Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement BWW de Eem

INHOUD
HOOFDSTUK 1: DOELSTELLINGEN
Artikel 1: De vereniging tracht haar doel te bereiken door;

HOOFDSTUK 2: LEDEN
Artikel 2. Lidmaatschap
Artikel 3. Gastlidmaatschap
Artikel 4. Ereleden en leden van Verdienste
Artikel 5. Beëindiging lidmaatschap
Artikel 6. Introductie
Artikel 7. Verplichtingen van leden
Artikel 8. Schorsing en Sancties

HOOFDSTUK 3: BESTUUR
Artikel 9. Algemeen
Artikel 10. Bevoegdheden en taken
Artikel 11. Bestuursvergaderingen
Artikel 12. Voorzitter
Artikel 13. Secretaris
Artikel 14. Penningmeester
Artikel 15. Commissaris gebouwen, haven en terreinen (GHT)
Artikel 16. Materiaalcommissaris
Artikel 17. Commissaris Roei-opleidingen
Artikel 18. Zeilcommissaris
Artikel 19. Commissaris Jeugdzaken

HOOFDSTUK 4: ALGEMENE LEDENVERGADERING EN FINANCIËLE MIDDELEN
Artikel 20. Algemeen
Artikel 21. Kascommissie
Artikel 22. Financiële middelen

HOOFDSTUK 5: COMMISSIES
Artikel 23. Algemeen
Artikel 24. Werkgroepen
Artikel 27. ICT Commissie
Artikel 28. Sponsorcommissie
Artikel 29. Barcommissie
Artikel 30. Kledingcommissie
Artikel 31. Toercommissie
Artikel 32. Wedstrijdcommissie

HOOFDSTUK 6: NADERE REGELS VOOR GEBRUIK VAN MATERIALEN EN TERREINEN
Artikel 33. Botengebruik
Artikel 34. De botenwagens
Artikel 35. Coachboot en reddingsboot
Artikel 36. Haven
Artikel 37. Jollenveld
Artikel 38. Kraanbaan
Artikel 39. Parkeerterrein
HOOFDSTUK 7: SOCIALE VEILIGHEID, GEZONDHEID EN RESPECTVOLLE OMGANG
Artikel 40. Algemeen
Artikel 41. Benoeming vertrouwenscontactpersoon
Artikel 42. Ongewenste omgangsvormen
Artikel 43. Beleidsverklaring bestuur
Artikel 44. Vertrouwenscontactpersoon
Artikel 45. Positie van klager en aangeklaagde, sancties en beroepsmogelijkheid
Artikel 46. Verantwoording naar bestuur en algemene ledenvergadering

HOOFDSTUK 1: DOELSTELLINGEN

Artikel 1. De vereniging tracht haar doel (“het doen beoefenen en het bevorderen van de [amateur] watersport “) te bereiken door:
1.1. het verwerven en in stand houden van een vloot en accommodatie
1.2. leden te leren roeien en/of zeilen en het bevorderen van de sociale band tussen de leden
1.3. het organiseren van en deelnemen aan wedstrijden en tochten
1.4. het lidmaatschap van de Koninklijke Nederlandsche Roeibond (KNRB), het Koninklijk Nederlands Watersportverbond (KNWV) en de Amsterdamse Roeibond (ARB)
1.5. alle andere wettige middelen

HOOFDSTUK 2: LEDEN

Artikel 2. Lidmaatschap:
2.1. Nieuwe leden vullen een inschrijfformulier in en moeten kunnen zwemmen.
2.2. Leden verlenen een machtiging voor het automatisch incasseren van contributie, entreegeld (eenmalig) en andere door de algemene ledenvergadering vastgestelde bedragen.
2.3. Indien een lid na opzegging zich binnen vijf jaar weer aanmeldt, wordt geen entreegeld in rekening gebracht.
2.4. Minderjarigen moeten de aanmelding door hun wettelijke vertegenwoordiger laten tekenen.
2.5. Juniorleden dienen aan het begin van het verenigingsjaar voor het roeien en zeilen een minimale leeftijd van 10 jaar te hebben, tenzij het bestuur anders beslist.
2.6. Nieuwe leden zonder roei- en/of zeilervaring dienen zich aan te passen aan de beschikbare opleidingscapaciteit en -planning.
2.7. Indien een kandidaat-lid niet direct aan de activiteiten van de vereniging kan deelnemen om redenen, die de vereniging betreffen, wordt hij op een wachtlijst geplaatst.
2.8. Nieuwe leden worden vermeld op de website en doorgegeven aan de penningmeester en de roei- en/of zeilcommissaris.
Artikel 3. Gastlidmaatschap:
3.1. Het bestuur kan een gastlidmaatschap toekennen aan personen, die lid zijn geweest van de vereniging of lid zijn van een andere roei- of zeilvereniging en die voor beperkte tijd, maximaal drie maanden, willen roeien of zeilen. Zij betalen een pro rata contributie.
3.2. Zij worden niet opgenomen in de ledenlijst, maar wel gepubliceerd op de website.
Artikel 4. Ereleden en Leden van Verdienste:
4.1. De algemene ledenvergadering kan, op voordracht van het bestuur of van ten minste vijf en twintig leden, een lid benoemen tot erelid of tot lid van verdienste. Aan beide benoemingen is de uitreiking van een erepenning verbonden.
4.2. Lid van verdienste: jarenlange inzet van (extra) werkzaamheden, zwaarte van de functie, meerwaarde en voorbeeldfunctie in de vereniging kunnen reden zijn voor een voordracht tot lid van verdienste.
4.3. Erelid: hiervoor geldt in principe hetzelfde, maar er dient er sprake te zijn van uitzonderlijke meerwaarde voor de vereniging en uitstraling naar buiten.
Artikel 5. Beëindiging lidmaatschap:
Opzegging geschiedt schriftelijk of per e-mail aan de secretaris en is pas geëffectueerd als de opzegging is bevestigd door de secretaris. De secretaris informeert de ledenadministratie.
Artikel 6. Introductie:
6.1. Ieder lid heeft recht van introductie. Introducés mogen naar bekwaamheid, ter beoordeling door of namens het bestuur, gebruik maken van de materialen van de vereniging.
6.2. Een introduce wordt ingeschreven in het introductieboek, dat achter de bar ligt
6.2. Het bestuur kan het recht tot introductie beperken.
6.3. Iemand kan niet vaker dan tweemaal per kalenderjaar voor één dag worden geïntroduceerd, tenzij het bestuur anders beslist.
Artikel 7. Verplichtingen van leden:
7.1. Leden dienen met de grootste zorg om te gaan met het materiaal, de gebouwen en de terreinen van de vereniging.
7.2. Indien een lid schade toebrengt aan de vereniging, die niet door een verzekering is gedekt, dan is het bestuur bevoegd de schade te verhalen.
7.3. Leden dienen naar vermogen bij te dragen aan werkzaamheden, zoals bardiensten, onderhoud van gebouw en boten, het geven van instructie en deelname aan commissies.
7.4. Leden zijn verantwoordelijk voor de eigen veiligheid en die van hun ploeggenoten. Zij nemen op eigen gezag en risico deel aan het roeien en zeilen.
7.5. Roken is op de terreinen, het terras en in het gebouw niet toegestaan.
Artikel 8. Schorsing en Sancties:
8.1. Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen voor een bepaalde periode, wanneer het lid in strijd handelt met zijn lidmaatschapsverplichtingen of het belang van de vereniging in ernstige mate schaadt. Gedurende de tijd dat een lid is geschorst, kan hij geen gebruik maken van de faciliteiten van de vereniging.
8.2. Het bestuur kan eenieder die slecht veiligheids- of voorbeeldgedrag vertoont, het gebruik van het materiaal tijdelijk ontzeggen of – in geval van herhaling – als lid schorsen.
8.3. Overtreding van dit reglement of van andere door het bestuur vastgelegde regels, kan door het bestuur worden bestraft met een berisping of schorsing. Deze wordt gepubliceerd op de website.
8.4. Het betrokken lid is bevoegd binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving van een schorsing in beroep te gaan op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.

HOOFDSTUK 3: BESTUUR

Artikel 9. Algemeen:
9.1. Indien ten gevolge van tussentijdse vacatures het aantal bestuursleden beneden het in artikel 8 lid 1 van de statuten genoemde aantal personen is gedaald, blijft het bestuur bevoegd de lopende zaken van de vereniging af te handelen. In de vervulling van de vacatures zal worden voorzien op de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
9.2. Indien volgens de procedure in art. 8.3 van de statuten een tegenkandidaat voor de vervulling van een vacature is ingediend, dan moet het bestuur dit melden op het publicatiebord in het verenigingsgebouw en op de website.
9.3. Volgens het rooster van aftreden, genoemd in statuten 10.2 en gepubliceerd op de website, treedt jaarlijks een deel van het bestuur af, echter in een zodanige combinatie dat niet tegelijkertijd aftreden de voorzitter met secretaris of penningmeester, dan wel tegelijkertijd secretaris en penningmeester.
9.4. Bestuursleden en leden van commissies en werkgroepen en andere aangestelde functionarissen zijn onbezoldigd en ontvangen geen presentiegelden.
9.5. Het bestuur kan verzekeringen afsluiten ter dekking van schades aan eigendommen van de vereniging.
9.6. Het bestuur kan veiligheidsvoorschriften en –adviezen geven maar is niet verantwoordelijk indien deze niet worden opgevolgd.
9.7. De bestuursleden wijzen uit hun midden een vicevoorzitter aan, die bij ontstentenis van de voorzitter zijn taken waarneemt.
Artikel 10. Bevoegdheden en taken:
10.1. Het bestuur kan zich onder zijn verantwoordelijkheid laten bijstaan door:

a. commissies
b. werkgroepen met een eenmalige opdracht

10.2. De leden van commissies en werkgroepen worden benoemd en ontslagen door het bestuur en vermeld op de website.
10.3. Het bestuurslid, dat leidinggeeft aan en samenwerkt met een commissie zorgt voor verslaglegging van de vergaderingen en werkzaamheden, het bewaken en verantwoorden van kosten en voor een goede communicatie tussen de diverse commissies.
10.4. Het bestuur benoemt een of meer vertrouwenscontactpersonen als bedoeld in artikel 41. Zij worden vermeld op de website.
10.5. Het bestuur is bevoegd om kosten, die te harer beoordeling noodzakelijkerwijs door leden voor de vereniging zijn gemaakt, op vertoon van factuur of nota te vergoeden.
10.6. Bij deelname door leden aan externe trainingen kan de vereniging (een gedeelte van) de cursusgelden vergoeden.
10.7. Indien de vereniging een of meer werknemers in dienst heeft, treedt één bestuurslid namens de vereniging op als opdrachtgever, maar het gehele bestuur blijft verantwoordelijk.
10.8. Het bestuur stelt een huishoudelijk reglement op, dat moet worden goedgekeurd door de algemene ledenvergadering. Het huishoudelijk reglement wordt gepubliceerd op de website en ligt ter inzage in de Recover.
10.9. Naast het huishoudelijk reglement zorgt het bestuur voor het instructieboek “Aan de Boorden” en voor publicatie daarvan op de website. Hierin zijn de regels betreffende gebruik van materiaal, gebouw en terreinen nader vastgelegd.
10.11. Het bestuur maakt een meerjarenbeleidsplan, dat inhoud en richting geeft aan de activiteiten van het bestuur en dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene ledenvergadering.
Artikel 11. Bestuursvergaderingen:
11.1. Het bestuur vergadert minimaal 6 maal per jaar.
11.2. De voorzitter bepaalt waar en wanneer een bestuursvergadering wordt gehouden, doch is verplicht een vergadering bijeen te roepen op verzoek van tenminste 3 bestuursleden of 15 leden.
11.3. De voorzitter stelt met de secretaris de agenda vast, doch is verplicht een bepaald onderwerp op de agenda te plaatsen op verzoek van tenminste 2 bestuursleden of 5 leden.
11.4. De bestuursvergaderingen worden aangekondigd op de website en zijn openbaar.
11.5. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen. Blanco en ongeldige stemmen worden beschouwd als niet uitgebracht. Bij staking van stemmen is een voorstel verworpen. Stemming over zaken geschiedt mondeling, over personen schriftelijk met ongetekende briefjes, indien een bestuurslid dit verzoekt.
11.6. De secretaris maakt notulen van het verhandelde in elke vergadering. De secretaris kan zich laten bijstaan door een notulist. Na goedkeuring door het bestuur worden de notulen door de voorzitter en de secretaris ondertekend en op de website geplaatst.
Artikel 12. Voorzitter:
12.1. onderzoekt en bemiddelt bij meningsverschillen tussen bestuursleden, commissies, werkgroepen en/of leden.
12.2. treedt als medegemachtigde en medegerechtigde op om te beschikken over de financiële rekeningen van de vereniging.
12.3. uitgaven boven € 1.000 moeten door de voorzitter mede ondertekend worden.
12.4. is verantwoordelijk voor de volgende taken en commissies:

a. communicatie en p.r.
b. sponsoring
c. veiligheid
d. vertrouwenscontactpersoon

Artikel 13. Secretaris:
zorgt voor:
13.1. alle in- en uitgaande stukken van de vereniging en voor het bewaren of kopiëren daarvan in het archief. Hij kan zich laten bijstaan door een archivaris.
13.2. de website en alle voorgeschreven publicaties daarop.
13.3. beheer en bijhouden van de ledenadministratie en ledenbevoegdheden.
13.4. het voldoen aan de verplichtingen van het lidmaatschap van de vereniging in overkoepelende organisaties.
13.5. bewaken en verantwoorden van de kosten van het secretariaat.
13.6. beheren en bijhouden van het archief en beslist over toegang tot het archief of archief-materiaal; archiefstukken ouder dan 15 jaar berusten in het Gemeente Archief van Amersfoort
13.7. registreert eventueel uitgeleend archiefmateriaal.
Artikel 14. Penningmeester:
zorgt voor:
14.1. het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en het doen van alle door het bestuur en de algemene ledenvergadering goedgekeurde uitgaven. Voor uitgaven boven € 1.000 is de handtekening van de medegemachtigde nodig.
14.2. de barinkomsten en –uitgaven en overleg met de barcommissie
14.3. in- en verkoop van clubkleding en –artikelen, in overleg met de kledingcommissie
14.4. het beheer van de gelden van de vereniging en het zorgvuldig vastleggen van de financiële administratie, zoals vereist in statuten 11.2.
14.5. een financieel jaarverslag, zoals vereist in statuten 11.3.
14.6. het opstellen van een begroting voor het volgende boekjaar.
14.7. het beheer van de assurantieportefeuille en het bouwfonds.
14.8. het beheren van contracten met derden.
14.9. het aanstellen van minimaal een tweede persoon, die hem bij afwezigheid kan vervangen en de procedures kent.
Artikel 15. Commissaris gebouwen, haven en terreinen (GHT):
bijgestaan door en in samenwerking met de Commissie GHT
zorgt voor:
15.1. exploitatie, onderhoud en schoonmaak van gebouwen, haven, terreinen, vlot en steigers.
15.2. een onderhoudsplan voor gebouwen, haven en terreinen
15.3. indeling van gebouw haven en loodsen in overleg met de Materiaal- en de Zeilcommissaris.
15.4. het opstellen en beheren van een sleutelplan en de electronische toegangsmiddelen.
15.5. het openen en sluiten van de botenloodsen. Hij kan hiervoor indien nodig leden inschakelen. De openingstijden zijn seizoensgebonden.
15.6. toewijzing van de afsluitbare materiaalkasten in de loodsen en op de zolders.
15.7. de kluisjes voor het opbergen van kostbaarheden en/of kleding.
15.8. instructie en onderhoud van reddingsmiddelen, zoals reddingsboei, reddingslijn en AED, één EHBO-set in de Recover en één in de werkplaats.
15.9. instructie en onderhoud van blusmiddelen in de Recover, werkplaats en loodsen.
15.10. milieu- en ARBO zaken; hygiëne code; legionella beheersplan.
15.11. organisatie van cursus Automatische Externe Defibrillator (AED).
15.12. het beheer van computer, overige hardware en de audiovisuele apparatuur.
15.13. het beheer, de afstelling en het onderhoud van de technische installaties voor centrale verwarming en warm water.
15.14. gevonden voorwerpen.
Artikel 16. Materiaalcommissaris:
bijgestaan door en in samenwerking met de Materiaalcommissie
zorgt voor:
16.1. het gebruik en onderhoud van al het varend materieel en het aanwijzen van speciale wedstrijdboten.
16.2. geluidsinstallaties voor de achten
16.3. een lijst van boten en een botenplan betreffende aan- en verkoop van boten in overleg met de roei- en de zeilcommissaris
16.4. een lijst van beschermde boten, die alleen voor wedstrijden en trainingen door bepaalde ploegen mogen worden gebruikt.
16.5. beheer, gebruik en onderhoud botenwagens, coachboot en hulpmaterialen
16.6. instructie en onderhoud van de reddingsboot.
16.7. het gebruik en beheer van de werkplaats en de daarin opgestelde machines, die alleen gehanteerd mogen worden door daarvoor opgeleide leden en alleen voor onderhoud en reparatie van verenigingsmateriaal.
16.8. het inschakelen van de leden bij onderhoud en reparatie van materiaal en geeft daarover instructies.
16.9. inkoop van onderhoudsmaterialen en gereedschappen.
16.10. het vaarklaar uitgeven en weer ontvangen van boten, die gebruikt zijn bij evenementen binnen en buiten de vereniging.
16.11. het bijhouden van de gebruiksfrequentie en de status van de vloot.
16.12. toezicht op afschrijving van materiaal door de leden.
16.13. regels voor het juiste gebruik van materiaal en voor materiaalkennis onder de leden en publicatie daarvan in “Aan de Boorden”.
Artikel 17. Commissaris Roei-opleidingen:
bijgestaan door en in samenwerking met de Examencommissie en de Instructeurs
zorgt voor:
17.1. indeling en toewijzing van roeiboten
17.2. contacten tussen ploegen en individuele leden
17.3. roei-instructie en de begeleiding en opleiding van roei-instructeurs
17.4. trainingsmogelijkheden voor leden tijdens het winterseizoen en publicatie daarvan op de website.
17.5. gereedliggen van de reddingsboot of vervangende boot tijdens instructies.
17.6. een opleidingsplan ter goedkeuring door het bestuur.
17.7. roei-examens en het registreren en bewaken van roei- en stuurbevoegdheden waaraan leden moeten voldoen om in een bepaald boottype te mogen roeien. De eisen voor de vaardigheden worden vermeld in “Aan de Boorden” en worden door de examencommissie beoordeeld.
17.8. het beoordelen van de roei- en stuurvaardigheden van nieuwe leden met roei-ervaring.
17.9. het jaarlijks samenstellen van de examencommissie uit de groep van instructeurs aan de hand van een rooster van aan- en aftreden.
Artikel 18. Zeilcommissaris:
bijgestaan door en in samenwerking met de Zeilcommissie
zorgt voor:
18.1. gebruik en onderhoud van zeilboten, motoren, ligplaatsen in de haven en de kraanbaan.
18.2. een lijst van boten en een plan voor vervanging en aanschaf van zeilmateriaal in overleg met de materiaalcommissaris.
18.3. deelname aan en organiseren van zeilwedstrijden en zeilevenementen.
18.4. zeilinstructie en de begeleiding en opleiding van zeilinstructeurs.
18.5. zeilexamens: beoordeling van zeilvaardigheden geschiedt door een lid dat daartoe gemachtigd is door de Commissie Watersport Opleidingen (CWO). De zeilvaardigheden staan beschreven in “Aan de Boorden” en worden vastgelegd in de ledenadministratie.
18.6. regels voor het gebruik van verenigingsboten en het deelnemen aan zeiltochten en/of –wedstrijden, die worden vastgelegd in “Aan de Boorden”. In bijzondere gevallen kan de zeilcommissaris afwijken van deze regels.
18.7. regels voor het zeilen op ander water, dan de Eem en het Randmeer,
18.8. een uitleenformulier, indien extra materialen als motoren e.d. worden uitgeleend.
Artikel 19. Commissaris Jeugdzaken:
bijgestaan door en in samenwerking met de Jeugdcommissie en de Jeugdcoördinatoren
zorgt voor:
19.1. samenstelling en leiding van de jeugdcommissie, waarin tenminste één jeugdroeicoördinator, één jeugdzeilcoördinator, één lid van het jeugdbestuur en één ouder van een jeugdlid.
19.2. De jeugdcommissie, die zorgt voor:

b. opvang van nieuwe jeugdleden en contact met de jeugdleden en hun ouders
c. opleidingsplan, roei- en/of zeilinstructie en vaardigheidsexamens
d. indeling en toewijzing van roei- en zeilboten
e. het leggen van contacten tussen ploegen en individuele jeugdleden;
f. bevorderen van deelname aan roei- en zeilevenementen, zoals wedstrijden, tochten, kampen etc.
g. voldoende begeleiding bij deelname aan diverse jeugdactiviteiten
h. vertegenwoordiging van de jeugdcommissie in de roei- en zeilcommissie
i. begeleiding van de website voor de jeugdafdeling

19.3. overleg met de jeugdcoördinatoren, die zorgen voor:

a. opvang en begeleiding van jeugdleden met ambitie en talent voor wedstrijdroeien
b. training, vorming, coaching voor wedstrijden en stimuleren van deelname aan wedstrijden en andere activiteiten buiten de vereniging
c. begeleiding van jeugd naar wedstrijden;
d. contact met de ouders van deze jeugdleden.

19.4. het onderhouden van contact met het jeugdbestuur en begeleiding van hun activiteiten.

HOOFDSTUK 4: ALGEMENE LEDENVERGADERING EN FINANCIËLE MIDDELEN

Artikel 20. Algemeen:
20.1. De algemene ledenvergaderingen worden geleid door de voorzitter of zijn plaatsvervanger. Zijn beide afwezig, dan wijst de vergadering zelf een voorzitter aan.
20.2. De secretaris maakt notulen, die door de voorzitter en de secretaris, na goedkeuring door de algemene ledenvergadering, worden ondertekend.
20.3. Elke commissaris legt namens het bestuur verantwoording af over het gevoerde beleid op zijn terrein.
20.4. De Penningmeester presenteert namens het bestuur het financieel verslag en de begroting.
20.5. Voor zover de statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. Blanco of ongeldige stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
20.6. Alle stemmingen geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of één der stemgerechtigden dit verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt met ongetekende, gesloten briefjes. Besluitvorming bij acclamatie is mogelijk, tenzij een stemgerechtigde hoofdelijke stemming verlangt.
20.7. Indien de stemmen staken over een voorstel niet rakende de verkiezing van personen, dan is het verworpen.
20.8. Indien bij de verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de twee personen, die het grootste aantal der uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is degene verkozen die bij de tweede stemming de meerderheid der uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien ook bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
20.9. Het ter vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter, dat door de vergadering een besluit is genomen, is beslissend. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats.
Artikel 21. Kascommissie:
21.1. De commissie bedoeld in statuten 11.4 bestaat uit twee leden. Daarnaast benoemt de algemene ledenvergadering twee vervangende leden. Allen zijn minimaal 18 jaar oud en tenminste 2 jaar lid van de vereniging.
21.2. Jaarlijks treedt één lid van de commissie af en wordt zijn plaats ingenomen door één vervangend lid en wordt een nieuw vervangend lid benoemd. Men mag niet meer dan twee achtereenvolgende jaren lid zijn van de kascommissie.
Artikel 22. Financiële middelen:
22.1. De algemene ledenvergadering stelt de contributie en het entreegeld vast. Daarnaast kan de algemene ledenvergadering andere financiële verplichtingen opleggen.
22.2. Het bestuur kan in bijzondere gevallen en voor een gastlidmaatschap van de vastgestelde contributie afwijken.
22.3. De contributie wordt via automatische incasso in twee gedeelten geïnd, de eerste helft per 1 april, de tweede helft per 1 oktober.
22.4. Leden die geen machtiging tot automatische incasso hebben afgegeven, moeten binnen 4 weken na factuurdatum de totale verschuldigde contributie overmaken. Wordt niet binnen deze termijn betaald, dan wordt een aanmaning verstuurd met de vermelding dat na 4 weken de vordering naar een incassobureau gaat. Bovendien wordt het te betalen bedrag met € 10,- verhoogd.
22.5. Giften en begunstigingen: indien de schenker niet expliciet een bestemming aangeeft, bepaalt het bestuur de bestemming. Deze inkomsten worden door de penningmeester zichtbaar verantwoord, tenzij de schenker anders wenst.
22.6. Sponsorgelden: worden zichtbaar verantwoord door de penningmeester. Het bestuur bepaalt de bestemming van de gelden tenzij de sponsor specifieke wensen heeft. Het bestuur sluit met de sponsor een contract waarin tenminste vermeld staan de hoogte van het bedrag, de looptijd van het contract en de eventuele tegenprestatie.
22.7. Overige inkomsten: zoals bar-inkomsten, verkoop clubartikelen, verhuur Recover etc.

HOOFDSTUK 5: COMMISSIES

Artikel 23. Algemeen:
23.1. een commissie wordt aangesteld door het bestuur om een bestuurslid te helpen bij de uitvoering van zijn taken.
23.2. elke commissie valt onder verantwoordelijkheid van het betrokken bestuurslid.
23.3. leden van een commissie worden benoemd voor vier jaar. Zij kunnen eenmaal worden herbenoemd, behoudens de bevoegdheid van het bestuur om in bepaalde gevallen langere dan wel kortere herbenoeming toe te staan.
23.4. de commissie maakt een rooster van aftreden, dat vermeld wordt op de website
23.5. het betrokken bestuurslid of commissaris geeft leiding aan de werkzaamheden, overleg en vergaderingen en zorgt voor verslaglegging daarvan ten behoeve van het bestuur.
23.6. hij bewaakt en verantwoordt uitgaven en inkomsten van zijn commissie
23.7. presenteert een jaarverslag over zijn commissie aan de Algemene Ledenvergadering
23.8. jaarlijks wordt een deelbegroting opgesteld en ingediend bij de penningmeester.
23.9. jaarlijks wordt een werkplan opgesteld.
Artikel 24. Werkgroepen:
Een werkgroep wordt door het bestuur aangesteld voor een schriftelijk geformuleerde bijzondere opdracht. Een werkgroep rapporteert rechtstreeks aan het bestuur.
Artikel 25. Jeugdbestuur:
gekozen door de jeugdleden, overlegt met commissaris jeugdzaken over:
25.1. organiseren van bijeenkomsten voor de roeiende en zeilende juniorleden.
25.2. een jaarplan van activiteiten en wensen en evalueert het plan van het voorgaande jaar.
25.3. de aanwezigheid van tenminste 2 volwassenen, die bij de activiteiten aanwezig moeten zijn
25.4. publicatie van activiteiten op de website
Artikel 26. Communicatie commissie:
26.1. adviseert het bestuur inzake de interne en externe communicatie;
26.2. zorgt voor berichten op de website, adviseert de webmaster en zorgt voor verlevendiging van de communicatiekanalen,
26.3. zorgt voor zichtbaarheid van de vereniging in de media;
26.4. organiseert in samenwerking met anderen Open dagen;
26.5. zorgt voor een maandelijkse nieuwsbrief.
26.6. De relatie tussen het bestuur en de redactie van de website is vastgelegd in een, door het bestuur vastgesteld, redactiestatuut.
Artikel 27. ICT Commissie:
27.1. zorgt voor goedwerkende apparatuur voor de Informatie en Communicatie;
27.2. zorgt voor goedwerkende software voor i.h.b. het reserveringssysteem;
27.3. omvat de Webmaster, die verantwoordelijk is voor een aantrekkelijke en doeltreffende website;
Artikel 28. Sponsorcommissie:
De sponsorcommissie rapporteert aan de voorzitter en zoekt naar financiële steun voor de vereniging door het zoeken van sponsors en het verkopen van advertenties op de website of op verenigingsborden.
Artikel 29. Barcommissie:
rapporteert aan de commissaris GHT betreffende gebouw
rapporteert aan de penningmeester betreffende financiën
29.1. beheert de Recover, het terras en de bar ter bevordering van de onderlinge contacten tussen de leden, het geven van instructies, het houden van vergaderingen en feesten.
29.2. schakelt de verenigingsleden in bij haar taken
29.3. ondersteunt festiviteiten van de vereniging.
29.4. er is een informatie hoek voor relevante roei- en zeilinformatie en er zijn vitrine kasten voor prijzen en verenigingsartikelen.
29.5. verzorgt de in- en verkoop van de consumptieve goederen
29.6. het assortiment en de prijzen aan de bar worden vastgesteld door het bestuur op voorstel van de commissie; er worden geen dranken met een alcoholpercentage boven 15% verkocht.
29.7. exploiteert de bar in overeenstemming met de wettelijke voorschriften, zoals het Legionella besluit, de Drank- en Horecawet, hygiënecode, sociale hygiëne, enz.
29.8. verbiedt frituren
29.9. doet jaarlijks aan de commissaris GHT voorstellen voor de begroting aangaande onderhoud en inrichting van de bar en de Recover.
29.10. regelt met de penningmeester, na goedkeuring door het bestuur, de verhuur van de Recover uitsluitend aan leden van de vereniging. Het bestuur stelt een huurcontract op waarin huurprijs, datum, aansprakelijkheid en gebruiksregels zijn vastgelegd.
Artikel 30. Kledingcommissie:
rapporteert aan de penningmeester en regelt de in- en verkoop van verenigingskleding.
Artikel 31. Toercommissie:
rapporteert rechtstreeks aan het bestuur
31.1. organiseert toer- en prestatietochten en stimuleert het deelnemen aan elders georganiseerde tochten.
31.2. voor deelname aan toertochten zijn de deelnemers zelf verantwoordelijk voor de betaling van de kosten en voor een sluitende exploitatie; voor eventuele tekorten kan de vereniging niet aansprakelijk worden gesteld.
31.3. overlegt met de materiaalcommissie en de roeicommissie over de te gebruiken boten en overige materialen.
31.4. stelt een jaarkalender op in overleg met de Roei- en Zeil- en Wedstrijdcommissaris.
31.5. let op de juiste vaardigheden van de deelnemers.
31.6. geeft hulpmaterialen voor toertochten uit na invulling van een uitleenformulier, zoals gereedschap, landvasten, pikhaken, peddels, kussens, vlaggen, pompen, verlichting, golfbrekers en dergelijke.
Artikel 32. Wedstrijdcommissie/ wedstrijdsecretariaat:
rapporteert rechtstreeks aan het bestuur
32.1. organiseert en stimuleert het deelnemen aan wedstrijden.
32.2. de wedstrijdsecretaris regelt de inschrijvingen voor wedstrijden waarvoor het ARB- of KNRB-reglement van toepassing is.
32.3. de kosten van deelname zijn voor eigen rekening van de deelnemers en worden betaald door de captain van de deelnemende ploeg in overleg met de wedstrijdsecretaris. Voor jeugdleden worden de kosten door de vereniging betaald.
32.4. let op de juiste roei- en stuurvaardigheden.
32.5. ziet toe op het juiste gebruik van speciaal aangewezen wedstrijdboten

HOOFDSTUK 6: NADERE REGELS VOOR GEBRUIK VAN MATERIALEN EN TERREINEN

Artikel 33. Botengebruik:
33.1. Roeiboten mogen buiten de vaste instructieschema’s niet langer dan twee uur worden afgeschreven; zeilboten mogen niet langer dan dagdeel. Gebruik voor langere duur is alleen toegestaan na toestemming van de materiaal- respectievelijk zeilcommissaris.
33.2. Gebruik van boten voor langere tijd buiten verenigingsverband is slechts mogelijk indien minstens een maand tevoren de betrokken commissaris toestemming heeft gegeven.
33.3. Het gebruik van een boot is slechts toegestaan als men in het bezit is van de daarvoor vereiste vaardigheden en na afschrijving.
33.4. Het gebruik van boten moet vooraf in het electronische reserveringssysteem worden vastgelegd.
33.5. Alle materiaal moet zorgvuldig gebruikt en verzorgd, zoals omschreven in “Aan de Boorden”.
33.6. De toestemming om in beschermde boten te mogen roeien is altijd slechts voor bepaalde tijd.
33.7. Indien het weer of andere bijzondere omstandigheden dit vereisen, kan een vaarverbod worden ingesteld door leden van het bestuur of de materiaalcommissie.
Artikel 34. De botenwagens:
34.1. De botenwagens zijn beschikbaar voor evenementen die door of voor de vereniging worden georganiseerd. Reservering moet via het reserveringssysteem.
34.2. Het rijden met de botenwagens is alleen toegestaan wanneer de rijbevoegdheid voldoet aan de hiervoor geldende wettelijke voorschriften. 34.3. Schade aan het materiaal wordt in principe gedekt door de verzekering van de vereniging. Het eigen risico op grond van de polis wordt door de vereniging gedragen als het schade betreft, die is ontstaan op de Eem of tijdens een tocht die door de vereniging of door de KNRB is georganiseerd.
34.4. Is schade ontstaan bij een tocht op persoonlijke titel ondernomen, dan is het eigen risico voor rekening van de deelnemers.
34.5. Schades, veroorzaakt door grove nalatigheid, zulks ter beoordeling van het bestuur, kunnen geheel of gedeeltelijk op de veroorzaker(s) worden verhaald. (punten 3 t/m 5 in het bestuur bespreken)
Artikel 35. Coachboot en reddingsboot:
35.1. de coach- en/of reddingsboot moet worden afgeschreven
35.2. deze boten kunnen voor instructie en jeugd worden gereserveerd op vaste tijden.
35.3. alle leden die ouder zijn dan 18 jaar en coachen of instructie geven aan roeiers of zeilers mogen de coach en de reddingsboot gebruiken om roeiers of zeilers te redden.
35.4. in geval van nood mag iedereen de boten voor reddingen gebruiken.
Artikel 36. Haven:
36.1. De boxen in de haven zijn bestemd voor zeilboten van de vereniging. Indien boxen onbenut zijn, kunnen deze aan leden worden verhuurd. Hiertoe wordt door de penningmeester per vaartuig een jaarlijks opzegbaar contract opgemaakt. De toewijzing van de ligplaatsen geschiedt door de commissaris GHT in overleg met de zeilcommissaris.
36.2. De zeilsteiger is uitsluitend bestemd voor het op- en aftuigen van zeilboten.
Artikel 37. Jollenveld:
37.1. is bestemd voor (winter)stalling van (zeil)boten en of andere materialen van de vereniging. Indien ruimte beschikbaar is kan deze aan leden op basis van een jaarlijks opzegbaar en door de penningmeester op te maken contract worden verhuurd. Toewijzing van plaatsen geschiedt door de commissaris GHT in overleg met de zeilcommissaris.
37.2. Brandgevaarlijke stoffen dienen te worden opgeslagen op een veilige afstand van het gebouw op een door de commissaris GHT aan te wijzen plaats.
Artikel 38. Kraanbaan:
38.1. De op het terrein aanwezige kraanbaan is bestemd voor het in en uit het water halen van boten van de vereniging.
38.2. Leden kunnen voor hun privéboot van deze kraan gebruik maken na overleg met de zeilcommissaris. Het gebruik van de kraanbaan geschiedt voor eigen rekening en risico.
38.3. Het in- en uithalen van boten geschiedt onder toezicht van de zeilcommissaris.
38.4. De kraan mag niet worden gebruikt voor boten waarvan het gewicht de maximale bedrijfslast van 1500 kg te boven gaat.
Artikel 39. Parkeerterrein:
39.1. Auto’s moeten op het parkeerterrein worden geparkeerd zodanig dat de buren vrije toegang houden tot hun percelen.
39.2. Indien de toegang tot perceel August Janssenweg nr 44 door auto’s of anderszins wordt belemmerd, kan de vereniging per auto en per overtreding een boete van € 150,- (zegge: eenhonderd en vijftig Euro) krijgen. Deze boete(s) zullen worden verhaald op de eigenaar(s) of gebruiker(s) van die auto’s c.q bij de veroorzakers van de belemmering.
39.3. De toegang tot het jollenveld moet te allen tijde worden vrij gehouden.
39.4. Fietsen moeten geplaatst worden in het fietsenrek naast de entree van het gebouw. Het is niet toegestaan fietsen tegen of in een van de gebouwen van de vereniging te plaatsen.

HOOFDSTUK 7: SOCIALE VEILIGHEID, GEZONDHEID EN RESPECTVOLLE OMGANG

Artikel 40. Algemeen:
De vereniging rekent de zorg voor sociale veiligheid, gezondheid en welzijn van leden, coaches, instructeurs en anderen verbonden aan de vereniging tot haar taken. Een belangrijk aspect van welzijn zijn respectvolle omgangsvormen en het voorkómen van ongewenste omgangsvormen. Dat vraagt primair om een gezamenlijke inspanning van alle leden samen, waarbij ieder binnen de vereniging zijn eigen verantwoordelijkheid dient te nemen.
Artikel 41. Benoeming vertrouwenscontactpersoon:
Het bestuur is verantwoordelijk voor een gezonde en veilige sportomgeving en benoemt conform art. 3.2.4 een of meer vertrouwenscontactpersonen. (VCP). De contactgegevens van de VCP worden binnen de vereniging bekend gemaakt via het mededelingenbord en de website. Vanaf de bekendmaking is/zijn VCP voor deze rol beschikbaar voor leden. De voorzitter van de vereniging treedt op als hun directe contactpersoon binnen het bestuur. Eenmaal per jaar overlegt het bestuur met de VCP over zijn/hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de vereniging en over eventueel te nemen preventieve maatregelen.
Artikel 42. Ongewenste omgangsvormen:
Onder ongewenste omgangsvormen wordt verstaan seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie. De vereniging is gehouden dergelijke gedragingen tegen te gaan en te voorkomen, dan wel geeft aan dit tegengaan en voorkómen een nadrukkelijke stimulans.
Artikel 43. Beleidsverklaring bestuur:
Het bestuur richt zich op de bevordering van een sfeer binnen de vereniging waarin ongewenste omgangsvormen niet voorkomen. Gebeurtenissen die daarop betrekking hebben zullen snel, grondig en met inachtneming van de privacy van betrokkenen worden onderzocht.
Als eerste stap worden daarbij de persoon of personen, waarop deze gebeurtenissen betrekking hebben, geïnformeerd. Wanneer het om vermeende strafbare feiten gaat, worden hetzij de betrokkenen gewezen op de mogelijkheid om aangifte bij de politie te doen, hetzij doet het bestuur direct aangifte bij de politie.
Artikel 44. Vertrouwenscontactpersoon (VCP):
De VCP ongewenste omgangsvormen, zo mogelijk een arts, kan door elk lid dat hiermee te maken krijgt worden ingeschakeld. Na de benoeming door het bestuur wordt zijn/haar naam bekend gemaakt op het mededelingenbord en de website van de vereniging.
De VCP draagt zorg voor de opvang van leden die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. De VCP houdt rekening met de belangen van het desbetreffende lid en is in principe gehouden aan geheimhouding. De VCP doet niets zonder dat het lid dit wil en gaat in vertrouwen met de informatie om.
De taken van de VCP zijn:
– hulpverlening aan de klager/klaagster; – samen met de melder analyseren wat er aan de hand is en wat er aan te doen is; – zoeken naar een informele oplossing, bijvoorbeeld bemiddeling;
– adviseren over het indienen van een formele interne klacht bij de voorzitter van het bestuur;
– nagaan of er een procedure richting tuchtrechtspraak ingezet kan of moet worden;
– eventueel verwijzen naar professionele hulpverlening;
– nazorg geven.
Artikel 45. Positie van klager en aangeklaagde, sancties en beroepsmogelijkheid:
Vanaf het moment dat een klager/klaagster een interne klacht bij het bestuur indient wegens ongewenst gedrag is de potentiële aangeklaagde bekend. De aangeklaagde moet, ongeacht de aard en ernst van de klacht, kunnen rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door de vereniging. De vereniging hanteert als uitgangspunt dat de klacht snel, grondig en zorgvuldig wordt onderzocht, waarbij hoor en wederhoor worden toegepast. Bij schuldig bevinding besluit het bestuur over passende maatregelen, in het zwaarste geval ontzetting uit het lidmaatschap.
Artikel 46. Verantwoording naar bestuur en algemene ledenvergadering:
Het bestuur overlegt eenmaal per jaar met de VCP(en) over zijn/hun algemene ervaringen met de omgangsvormen binnen de vereniging en over eventueel te nemen preventieve maatregelen. Het bestuur informeert de algemene ledenvergadering jaarlijks over de stand van zaken en over eventueel te wijzigen beleid. De algemene ledenvergadering bepaalt welke soort besluiten zij wenst te nemen, dan wel welke tot de verantwoordelijkheden van het bestuur behoren.